1. Informacje ogólne

Regulamin określa podstawowe zasady rekrutacji i udziału w projekcie „Polonijni Kumple 2026”.

Projekt jest skierowany do młodzieży polonijnej oraz młodzieży z Polski, która chce rozwijać język polski, poznawać rówieśników i brać udział w działaniach edukacyjnych, integracyjnych oraz projektowych.

Projekt obejmuje rekrutację, działania online, pracę w parach, przygotowanie projektów oraz finałowy obóz edukacyjno-integracyjny w Bydgoszczy.

Liczba miejsc w projekcie jest ograniczona.

2. Kto może się zgłosić?

Do projektu może zgłosić się osoba, która:

• ma od 10 do 18 lat,
• jest uczniem lub uczennicą szkoły polskiej, polonijnej albo pozostaje w środowisku edukacji polonijnej,
• chce brać udział w działaniach prowadzonych po polsku,
• ma możliwość udziału w spotkaniach online,
• posiada podstawowe zaplecze techniczne potrzebne do udziału w programie online, np. dostęp do internetu, urządzenia z kamerą i mikrofonem,
• prześle kompletne zgłoszenie,
• uzyska wymagane zgody rodzica lub opiekuna prawnego.

3. Jak wygląda zgłoszenie?

Kandydat wypełnia formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie projektu.

W formularzu należy podać prawdziwe i aktualne dane.

Do zgłoszenia należy dodać krótkie nagranie wideo po polsku.

Nagranie powinno umożliwiać organizatorom poznanie kandydata, ocenę jego mówionego języka polskiego, motywacji i gotowości do udziału w projekcie.

Organizator może nie rozpatrywać zgłoszeń niekompletnych, zawierających błędne dane albo niespełniających wymagań technicznych.

4. Zgody rodzica lub opiekuna prawnego

W przypadku osób niepełnoletnich wymagane będą zgody rodzica lub opiekuna prawnego.

Zgody mogą dotyczyć w szczególności:

• udziału w projekcie,
• kontaktu z organizatorami,
• przetwarzania danych osobowych,
• udziału w działaniach online,
• udziału w obozie w Polsce,
• wykorzystania prac projektowych, nagrań, zdjęć lub wizerunku w celach związanych z realizacją i promocją projektu.

Brak wymaganej zgody może oznaczać, że zgłoszenie nie będzie mogło zostać przyjęte albo dalej oceniane.

5. Rekrutacja i wybór uczestników

Rekrutacja ma charakter dwuetapowy.

Pierwszy etap to weryfikacja formalna zgłoszenia.

Drugi etap to ocena merytoryczna zgłoszenia i nagrania wideo.

Organizatorzy oceniają zgłoszenia według wcześniej ustalonych kryteriów.

Samo wysłanie formularza nie oznacza zakwalifikowania do projektu.

Po zakończeniu rekrutacji organizatorzy ogłoszą lub przekażą informację o wynikach wybranym osobom.

6. Liczba uczestników

Do projektu zostanie wybrane:

15 osób z Gruzji,

15 osób z Wielkiej Brytanii,

15 osób z Australii,

45 osób z Polski.

Dodatkowo uczestnikom towarzyszą opiekunowie z ich krajów.

Uczestnicy zostaną połączeni w pary „Polonijnych Kumpli”.

Organizatorzy mogą utworzyć listę rezerwową.

7. Tworzenie par kumpelskich

Uczestnicy będą pracować w parach.

Przy tworzeniu par organizatorzy mogą brać pod uwagę wiek, poziom języka polskiego, zainteresowania, umiejętności i wyniki rekrutacji.

Celem tworzenia par jest ułatwienie współpracy, rozmów i realizacji zadań projektowych.

Uczestnik powinien być gotowy do regularnego kontaktu z osobą z pary oraz do wspólnego wykonywania zadań.

8. Udział w działaniach online

Uczestnik zakwalifikowany do projektu bierze udział w działaniach online zgodnie z harmonogramem.

Program online obejmuje spotkania, warsztaty, webinary, zadania i pracę w parach.

Uczestnik powinien:

• punktualnie dołączać do spotkań,
• aktywnie uczestniczyć w rozmowach i zadaniach,
• korzystać z ustalonych narzędzi online,
• współpracować z parą, mentorem i organizatorami,
• informować organizatorów o poważnych trudnościach z udziałem w zajęciach.

Szczegółowy harmonogram i narzędzia pracy zostaną przedstawione uczestnikom po zakończeniu rekrutacji.

9. Zasady bezpieczeństwa i komunikacji

Uczestnicy powinni zachowywać się z szacunkiem wobec innych osób.

W projekcie nie akceptuje się obrażania, wyśmiewania, hejtu, dyskryminacji ani publikowania cudzych danych lub materiałów bez zgody.

Uczestnicy korzystają z narzędzi online zgodnie z instrukcjami organizatorów.

Uczestnik powinien dbać o bezpieczeństwo swoich danych, loginów, haseł i materiałów.

W przypadku problemów technicznych, konfliktów lub niepokojących sytuacji uczestnik powinien zgłosić to mentorowi albo organizatorowi.

10. Projekty uczestników

Uczestnicy będą przygotowywać zadania i projekty zgodnie z harmonogramem.

Projekty mogą mieć formę materiałów cyfrowych, filmów, prezentacji, map, pomysłów społecznych lub innych prac zaakceptowanych przez organizatorów.

Prace powinny być przygotowane samodzielnie przez uczestników lub w ramach pary, z poszanowaniem praw autorskich.

Uczestnicy nie powinni przesyłać materiałów, do których nie mają praw albo zgody na wykorzystanie.

Organizatorzy mogą prezentować wybrane prace w ramach projektu, zgodnie z udzielonymi zgodami.

11. Udział w obozie w Polsce

Finałowym etapem projektu jest obóz edukacyjno-integracyjny w Bydgoszczy.

Udział w obozie może być uzależniony od spełnienia warunków projektu, w szczególności od aktywnego udziału w działaniach online, realizacji zadań i wymaganej frekwencji.

Udział osoby niepełnoletniej w obozie wymaga zgody rodzica lub opiekuna prawnego.

Szczegółowe informacje organizacyjne dotyczące obozu zostaną przekazane zakwalifikowanym uczestnikom i ich rodzicom lub opiekunom.

12. Dane osobowe

Dane osobowe uczestników i kandydatów będą przetwarzane w celu przeprowadzenia rekrutacji, realizacji projektu, kontaktu organizacyjnego, dokumentacji projektu oraz jego rozliczenia.

W przypadku osób niepełnoletnich dane będą przetwarzane także w zakresie niezbędnym do uzyskania zgód rodziców lub opiekunów prawnych.

Organizatorzy będą przetwarzać dane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z RODO.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych powinny zostać przekazane w formularzu zgłoszeniowym lub w osobnej klauzuli informacyjnej.

13. Decyzje organizatorów

Organizatorzy odpowiadają za ocenę zgłoszeń, wybór uczestników i organizację działań projektowych.

Organizatorzy mogą kontaktować się z kandydatem lub jego opiekunem w celu uzupełnienia informacji.

Organizatorzy mogą odmówić przyjęcia zgłoszenia, jeśli jest niekompletne, zawiera nieprawdziwe dane, nie spełnia wymagań formalnych albo nie pozwala na ocenę kandydata.

Organizatorzy mogą zmienić harmonogram, formę wybranych działań lub narzędzia pracy, jeśli będzie to potrzebne dla sprawnej realizacji projektu.

O najważniejszych zmianach uczestnicy zostaną poinformowani.

14. Postanowienia końcowe

Wysłanie zgłoszenia oznacza zapoznanie się z zasadami rekrutacji.

Zakwalifikowanie do projektu oznacza gotowość do aktywnego udziału w jego działaniach.

Szczegółowe informacje organizacyjne będą przekazywane uczestnikom po zakończeniu rekrutacji.

W sprawach nieopisanych w regulaminie decyzje podejmują organizatorzy projektu.