1. Cele operacyjne

Etap I ma na celu stworzenie solidnych fundamentów projektu „Polonijni Kumple”, obejmujących rekrutację, selekcję, dopasowanie i przygotowanie uczestników. Dokładne cele operacyjne to:

• poszerzenie bazy kandydatów: dotarcie do co najmniej 45 zgłoszeń (150% zakładanej liczby miejsc) poprzez kampanię teaserową, mailing i współpracę ze szkołami,
• selekcja jakościowa: wyłonienie 30 uczestników spełniających kryteria formalne (wiek, status ucznia, zgody, wyposażenie techniczne) oraz merytoryczne (motywacja, pasje, doświadczenia projektowe),
• partnerskie dopasowanie: stworzenie 15 par rówieśniczych według wieku, zainteresowań i poziomu języka,
• pełna gotowość organizacyjna: przeszkolenie młodzieży w narzędziach online (Teams, Actionbound), zebranie i archiwizacja wszystkich zgód, uruchomienie strony internetowej.

2. Strategia rekrutacji 

2.1 Kampania otwarcia 

Uruchomienie fanpage’u projektowego na Facebooku targetowanego na uczniów 10–18 lat zainteresowanych językiem polskim, Polską i Polonią. 

Szkoły polskie na Litwie i polonijne na Łotwie otrzymują mailing z infografiką, gotowym tekstem do e-dziennika oraz linkiem do strony rekrutacyjnej. 

2.2 Formularz zgłoszeniowy i wideo-motywacja 

Kandydaci wypełniają formularz Google Forms, zawierający: dane osobowe, krótki esej motywacyjny, listę zainteresowań i pasji, oświadczenie o wyposażeniu technicznym oraz zgody RODO. Po wysłaniu formularza każdy nagrywa 90-sekundowe wideo, odpowiadając na pytania: „Dlaczego chcę wziąć udział?” i „Co wniesiesz do zespołu?”. 

3. Regulamin rekrutacji 

Regulamin definiuje warunki udziału i przebieg naboru. Został opracowany zgodnie z wymogami RODO oraz standardami projektów edukacyjnych. 

3.1 Kryteria formalne 

1. Wiek 10–18 lat (ukończone 10 lat i nieukończone 19 lat na dzień 21 września 2025 r.).
2. Status ucznia: polskie gimnazjum na Litwie lub szkoła polonijna na Łotwie.
3. Znajomość języka polskiego umożliwiająca komunikację online.
4. Zgoda prawnego opiekuna i akceptacja szkoły (wymóg RODO).
5. Dostęp do urządzenia z kamerą, mikrofonem i łącza internetowego.

3.2 Kryteria merytoryczne

Kategoria	Punkty	Zakres oceny
Motywacja (wideo 90 s.)	0–10	zaangażowanie, kreatywność, jasność przekazu
Zainteresowania i pasje	0–6	hobby przydatne w projekcie
Doświadczenie projektowe	0–3	uczestnictwo w konkursach, wolontariacie
Otwartość międzykulturowa	0–4	gotowość do współpracy z zagranicznym kolegą
Zaplecze techniczne	0–2	sprzęt, łącze, umiejętności cyfrowe

3.3 Procedura rekrutacji 

Publikacja naboru: 15 sierpnia 2025 r. 

Zbieranie zgłoszeń: 15 sierpnia – 30 września 2025 r. 

Weryfikacja formalna: do 1 października 2025 r. 

Ocena merytoryczna i ranking: do 1 października 2025 r. 

Ogłoszenie wyników (lista TOP 30 + 10 rezerwowych): 2 października 2025 r. 

3.4 Komisja rekrutacyjna 

Odpowiedzialność – całościowa ocena merytoryczna zgłoszeń, weryfikacja kryteriów formalnych i miękkich oraz finałowy ranking uczestników. 

Skład (6 osób): 

• 2 przedstawicieli organizatorów – prowadzenie dokumentacji, protokołów i zapewnienie zgodności z harmonogramem,
• 2 przedstawicieli IRJP – ocenianie aspektów merytorycznych zgłoszeń oraz weryfikacja zgodności z polityką językową Instytutu,
• 1 nauczyciel z Litwy – weryfikacja formalna kandydatów z polskich gimnazjów na Litwie i wsparcie komunikacji z rodzicami,
• 1 nauczyciel z Łotwy – analogiczna rola względem kandydatów ze szkół polonijnych na Łotwie.

4. Tworzenie par 

Sesje speed-matching – uczestnicy prowadzą 5-minutowe rozmowy w breakout rooms, po czym wypełniają ankiety preferencji. Dane są przetwarzane przez organizatorów, co pozwali na właściwe dopasowanie par. 

5. Przygotowanie techniczne i merytoryczne 

1. Webinar 30 min.: omówienie Teams i Actionbound.
2. Quiz IT (8 pytań w Google Forms).
3. Mini-quest Actionbound: „Poznaj regulamin” – interaktywny kurs zasad.

6. Strona polonijnikumple.pl 

Serwis polonijnikumple.pl pełni rolę centralnego węzła komunikacyjnego i operacyjnego projektu. Na stronie znajdują się dedykowane sekcje dla każdego etapu: od aplikacji i materiałów przygotowawczych (Etap I), przez harmonogram i treści edukacyjne online (Etap II), panel konkursowy z głosowaniem i pracami uczestników (Etap III), aż po relacje i praktyczne wskazówki dla zwycięzców przed wyjazdem na obóz (Etap IV). Wszystkie elementy są zoptymalizowane pod kątem dostępności, wydajności oraz łatwości zarządzania treścią przez zespół. 

7. Role zespołu 

Koordynator rekrutacji: prowadzenie kampanii, zarządzanie formularzami i rankingiem.

Specjalista IT: tworzenie makiet, instalacja WP, wsparcie techniczne.

Koordynator PR: materiały komunikacyjne, Reels, newsletter.

Mentorzy projektu: moderacja speed-matching, kontakt z rodzicami.

Komisja rekrutacyjna (6 osób): ocena, protokoły, parowanie uczestników.

8. Ścieżka uczestnika (wrzesień–grudzień) 

Wrzesień / grudzień: wyzwania online.

Październik / listopad: praca nad kampanią / podcastem / filmem; oddanie projektów do 23 listopada.

28 listopada: ogłoszenie wyników; 8 par wyjeżdża na obóz.

7–12 grudnia: obóz „Polska LIVE”.